Digitalisasi Administrasi IPNU IPPNU 4.0

Salam 3B (Belajar, Berjuang, Bertaqwa)

Halo rekan-rekaita, bagaima kabarnya, semoga sehat selalu.

 

Permasalahan

Organisasi seperti IPNU IPPNU memang butuh pengaturan atau administrasi yang rapi dan baik. Tak jarang pimpinan IPNU IPPNU setempat akan mengadakan pelatihan administrasi. Tanpa itu rekan rekanita pasti akan kesulitan, apa lagi saat waktunya tiba untuk Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) nanti, iya kan. Bagi rekan rekanita yang bisa mencatat semua administrasi seperti katakanlah hal yang mudah seperti surat masuk; surat keluar; dan lain-lain dengan baik di buku administrasi dan menyimpan suratnya sebagai arsip, maka selamat rekan-rekanita sudah melakukan hal yang benar.

 

Namun jika rekan rekanita masih belum mencatat itu semua; buat surat lalu tanda tangan dan stempel setelah itu langsung di sebarkan; belum lagi mungkin daftar absen untuk acara rutinan dan rekan rekanita suka lupa membawa absen, maka mungkin solusi yang kami coba dan tawarkan ini bisa membantu,

 

Digitalisasi Administrasi

 

FYI (For Your Info) Digitalisasi adalah proses pengalihan media yang semula berupa media kertas menjadi berbentuk digital.

 

Baik IPNU maupun IPPNU keduanya sama-sama memiliki peraturan administrasi (PO PA IPNU 2019). 

Dalam Peraturan Administrasi terbaru tersebut Bab I Pasal 1 ayat 11 di jelaskan bahwa sistem administrasi adalah seperangkat pranata, metode dan tata aturan mengenai administrasi kesekretariatan IPNU.

Jika rekan-rekanita belum membaca (read mempelajari) PO PA IPNU 2019, rekan-rekanita bisa membaca postingan ….

Setelah membaca pasti rekan-rekanita menyadari pentingnya sebuah administrasi, dimana pedoman administrasi yang baik bertujuan agar

• mengoptimalkan fungsi kesekretariatan,
• administrasi menjadi teratur dan terkelola dengan baik
• serta juga mendukung kinerja IPNU IPPNU (lihat PA IPNU 2019 Bab II Pasal 3)

 

Mungkin cukup tentang pasal pasalnya, lalu mengapa kami mencoba memilih untuk mengangkat tema mendigitalisasi administrasi?

• Tidak mencatat surat atau undangan yang masuk atau keluar

• Kebanyakan buku administrasi (inventaris, notulen, daftar hadir, daftar kegiatan, keuangan, dll )

• atau mungkin memang malas

Untuk poin ketiga kami tidak sepenuhnya menyalahkan, karena kita sama-sama masih belajar untuk mengurusi sebuah organisasi. Namun bukan berarti kita tinggalkan begitu saja, tetap harus berikhtiar.

Masih ingat dengan perkataan KH. Hasyim Asy’ari yang kurang lebih

“Siapa saja yang mau mengurusi NU aku anggap sebagai santriku, siapa saja yang menjadi santriku aku doakan ia khusnul khotimah”

Lalu apa Keuntungannya jika kita mencoba mendigitalisasi Administrasi?

• Mengurangi kebutuhan buku-buku administrasi

• Bisa diakses dimanapun dan kapanpun

• Lebih terbuka (untuk data administrasi yang boleh di lihat umum)

• Tidak perlu mengetik banyak saat pembuatan laporan

• Menurut kami gak ribet dan administrasi ranting IPNU IPPNU kalian bisa lebih rapi

Bagi yang tertarik silahkan bisa lanjut baca

 

Media Untuk Digitalisasi Administrasi

Rekan rekanita bisa memakai aplikasi atau situs Google Form, lalu linknya rekan-rekanita bisa simpan misal di deskripsi grup WA jika ada atau dimanapun yang penting mudah di cari.

Data yang kita inputkan akan masuk di spreadsheet atau “excel”nya google dan akan otomatis akan tersimpan di Google Drive kita sehingga bisa diakses dimanapun. Zaman sekarang penyimpanan data di awan atau cloud juga merupakan hal yang wajar dan banyak dilakukan.

Misalnya di Google Form rekan rekanita bisa membuat form untuk administrasi surat masuk dan keluar. Untuk cara penggunaan google form mudah kok langsung di HP maupun Laptop atau PC rekan rekanita :

1. Buka situs Google Form
2. Pilih formulir kosong
   
3. Ganti judul dengan Surat Masuk dan Keluar
4. Lalu isi dengan “Surat” dibagian pertanyaan tanpa Judul
5. Pada jawaban bisa pilih opsi pilihan ganda, edit opsi dengan Surat Masuk dan Surat Keluar
6. Tambah pertanyaan dengan klik tombol +
7. Lalu isikan dengan data yang mau dimasukan, seperti kode indeks surat (kategori surat),nomor surat, pengirim/tertanggal, dan juga perihal, serta keterangan.
8. Buat juga  data untuk arsip yang akan disimpan sebagai surel (surat elektronik .pdf), pilih ke upload file, agar kita bisa upload ke drive
   
9. Klik tombol submit dan copy paste link
10. Siap digunakan

 

Hal yang sama bisa rekan-rekanita untuk membuat absen/daftar hadir dan agenda kegiatan

Lalu bagaimana ambil datanya?

Mudah kok

1. Kembali lagi ke form yang sudah dibuat
2. Pilih tab respon, klik logo spreadsheet, namai spreadsheet dengan Data Surat Masuk dan Keluar
3. Klik buat
4. Lalu rekan rekanita akan menuju file spreadsheet atau excelnya lalu di download.

 

 

Kesimpulan

Seorang sekretaris berhak mengatur jalannya administrasi dalam sebuah organisasi, mendigitalkan sebagian administrasi, seperti surat masuk dan keluar, daftar hadir kegiatan, database anggota, bisa jadi pilihan yang baik, rekan rekanita tidak perlu menenteng buku-buku berlebih lagi.

Namun harus tetap diperhatikan apakah inovasi kita bertentangan dengan Peraturan Organisasi (PO), Peraturan Administrasi (PA), Peraturan Dasar (PD), dan juga Peraturan Rumah Tangga (PRT) IPNU IPPNU yang berlaku.

Semoga bermanfaat rekan rekanita.

Ikuti kami di

IG : IPNU IPPNU Nolokerto

Youtube : Media IPNU IPPNU TV